Decyzja o wyborze zewnętrznej firmy sprzątającej to nie lada wyzwanie. Regularne utrzymywanie czystości, czy to biurze, czy innym obiekcie, wpływa bowiem nie tylko na estetykę przestrzeni, ale przede wszystkim na bezpieczeństwo oraz komfort pracy. Z tego właśnie względu przed podpisaniem umowy z firmą sprzątającą, warto dokładnie przeanalizować warunki współpracy oraz zadać kilka kluczowych pytań. W dzisiejszym artykule przedstawimy Ci 8 istotnych kwestii, które warto poruszyć.
Czy firma sprzątająca posiada ważną polisę ubezpieczeniową?
Jednym z podstawowych i zarazem najważniejszych zagadnień, które warto zweryfikować przed podpisaniem umowy jest kwestia ubezpieczenia OC. Zabezpiecza ono interesy Twojej firmy, a w razie ewentualnych uszkodzeń powstałych podczas realizacji usługi gwarantuje możliwość pokrycia strat. Brak ubezpieczenia narażać Cię może na długoterminowe, trudne do rozwiązania spory z firmą sprzątającą, a w niektórych przypadkach to realne ryzyko przerzucenia odpowiedzialności finansowej bezpośrednio na Ciebie.
To niezwykle istotna kwestia w przypadku profesjonalnego sprzątania, ponieważ stosunkowo często odbywa się ono w przestrzeniach wyposażonych w kosztowny sprzęt – od drogich komputerów w biurach, po specjalistyczne urządzenia na halach produkcyjnych.
Posiadanie aktywnej polisy ubezpieczeniowej świadczy również o rzetelnym podejściu firmy sprzątającej do oferowanych usług. I choć powinno być to standardem, to niestety nie jest to wymóg prawny – dlatego każdorazowo powinieneś zweryfikować tę kwestię przed podpisaniem umowy. Warto zapoznać się również z zakresem oraz sumą gwarancyjną ubezpieczenia.
Czy firma dysponuje własnym sprzętem i środkami czystości do świadczenia usług sprzątania?
Dobrze, aby firma sprzątająca pracowała na własnych, profesjonalnych preparatach, dostosowanych do rodzaju powierzchni i obowiązujących wytycznych, a także korzystała z nowoczesnego sprzętu i sprawdzonych technologii. Ma to bezpośredni wpływ na jakość usługi, bezpieczeństwo osób korzystających z danej przestrzeni oraz trwałość sprzątania. Poza tym w przypadku dużych powierzchni jak np. hale magazynowe czy produkcyjne, pozwala to na realne ograniczenie kosztów po Twojej stronie.
Nawiązując współpracę z nami istnieje dodatkowo możliwość wyboru ekologicznych środków czystości, które są szczególnie rekomendowane w przypadku obiektów takich jak placówki edukacyjne, biura czy obiekty usługowe – czyli miejsca, w których pracownicy przebywają przez wiele godzin dziennie.
Szukasz firmy sprzątającej w Katowicach? Sprawdź ofertę Cleanhub! Nasze usługi obejmują kompleksowe sprzątanie biur, sprzątanie gabinetów medycznych oraz wiele więcej.
Czy umowa z firmą sprzątającą daje gwarancje jakości usług?
Gwarancja jakości w przypadku sprzątania może rodzić wiele pytań i wątpliwości. W praktyce trudno jest jej udzielić, ponieważ jakość sprzątania w dużej mierze zależna jest od ludzkiej pracy. Nawet przy odpowiednim przeszkoleniu personelu oraz jasno określonych standardach mogą pojawić się drobne niedociągnięcia/pomyłki. Firmy sprzątające powinny minimalizować to ryzyko m.in. poprzez jasno określone zasady współpracy, opracowaną reakcję w takich sytuacjach oraz odpowiednio przygotowaną umowę.
Aby rozwiać ewentualne wątpliwości naszych klientów, oferujemy okres próbny, a co za tym idzie nie wymagamy podpisywania długoterminowych umów. Pozwala to zweryfikować jakość naszych usługi przed podjęciem kluczowej decyzji. Krótko mówiąc możesz nawiązać z nami współpracę na miesiąc, bez dalszych zobowiązań. Co więcej – w przypadku gdy sprzątanie zostanie wykonane niezgodnie z naszymi ustaleniami, zarówno podczas okresu próbnego, jak i dłuższej współpracy, bezpłatnie je poprawimy.
Czy do mojego zlecenia zostanie przydzielony dedykowany koordynator?
Dedykowany koordynator to ogromny atut, szczególnie dla klientów biznesowych, korzystających z usług sprzątania regularnie. Taka osoba zna bowiem doskonale specyfikę zlecenia i odpowiada za jego prawidłową realizację. Pełni więc rolę pośrednika pomiędzy klientem a osobą sprzątającą, co pozwala na szybką reakcję. Do koordynatora zgłaszać możesz wszelkie ewentualne wątpliwości oraz sugestie w zakresie współpracy. Jego kluczowym zadaniem jest dbać o to, aby standard usługi był na jak najwyższym poziomie.
W tym miejscu warto podkreślić, że zgłaszanie uwag przez klienta bezpośrednio do osoby sprzątającej może być obarczone pewnym ryzykiem. Personel sprzątający może nie być odpowiednio przeszkolony do podejmowania decyzji w takich sytuacjach co często utrudnia prawidłową reakcję. Rolą koordynatora jest przyjęcie zgłoszenia i dopilnowanie aby problem został odpowiednio rozwiązany – zgodnie z umową oraz standardami firmy.
Czy firma sprzątająca gwarantuje zastępstwo w przypadku urlopu lub chorób personelu?
Choroba, urlop czy inne okoliczności losowe nie powinny rzutować na regularność oraz jakość wykonywanych czynności. Obowiązkiem firmy sprzątającej jest zorganizowanie zastępstwa tak, aby harmonogram sprzątania był realizowany zgodnie z obowiązująca umową, a jakość usług pozostawała niezmienna.
Dlatego właśnie zatrudnianie osoby sprzątającej na własną rękę niesie ze sobą spore ryzyko – w przypadku choroby lub innej sytuacji losowej, ciągłość usługi jest zazwyczaj zaburzona. Wybór profesjonalnej firmy sprzątającej minimalizuje ryzyko nieprzewidzianych problemów w tym zakresie. Zwykle jest to oczywiście standardem, ale warto jednak dopytać o tę kwestię przed podpisaniem umowy.
Czy umowa zawiera harmonogram prac, czy warunki umowy przewidują częstotliwość zakresu usług sprzątania?
Harmonogram prac powinien jasno i precyzyjnie określać częstotliwość oraz zakres usług. To kluczowy zapis – warto aby znalazł się w każdej umowie. Stanowi on pewien punkt odniesienia, na jego podstawie można rzetelnie ocenić jakość sprzątania a w razie problemów – skuteczniej egzekwować ustalenia.
Zapewnia to transparentność współpracy, co jest szczególnie istotne w przypadku klientów biznesowych, dla których spójność oraz jednakowy poziom usług mają niebagatelne znaczenie. Takie zapisy w umowie minimalizują również ryzyko ewentualnych sporów i niedociągnięć ze strony firmy.
Pamiętaj, że w ramach naszej współpracy, każdorazowo przed podpisaniem umowy określamy szczegółowy harmonogram pracy, który po zaakceptowaniu przez obie strony załączamy do umowy. Każdego klienta traktujemy indywidualnie a taki dokument jest w tym celu bardzo pomocny.
Czy w standardzie jest zapis dotyczący tego, że personel jest zobowiązany do zachowania poufności?
Zachowanie poufności jest absolutnym obowiązkiem, który powinna rzetelnie wypełniać firma sprzątająca. Personel odpowiedzialny za sprzątanie nierzadko wykonuje zadania w przestrzeniach z dokumentami, danymi osobowymi oraz innymi informacjami wrażliwymi. W związku z tym powinien być przeszkolony z zasad zachowania poufności i pracy w otoczeniu dokumentów.
Przed podpisaniem umowy dowiedz się czy firma ma przewidziane procedury na sprzątanie w takich przestrzeniach oraz czy pracownicy są odpowiednio przeszkoleni w związku z zachowaniem poufności.
Czy do firmy jest przypisany stały zespół sprzątający?
Wydawać by się mogło, że to mało istotny aspekt realizacji usługi – nic bardziej mylnego. Stały personel, który regularnie obsługuje ten sam obiekt ma szansę lepiej poznać specyfikę danego miejsca, dostosować sposób pracy i efekt do rzeczywistych oczekiwań klienta, jak również utrzymać jednolite standardy.
Duża rotacja personelu obarczona jest ryzykiem niższej jakości prac oraz częstszymi błędami wynikającymi z nieznajomości specyfiki danego obiektu.
Dlaczego warto rozważyć współpracę z nami?
Nasze podejście do wykonywanych usług, od momentu podpisania umowy, przez realizację sprzątania, po koordynację procesu, opiera się na wieloletnim doświadczeniu, dzięki któremu wypracowaliśmy pewne standardy.
Nawiązując współpracę, masz pewność, że:
- posiadamy ważne ubezpieczenie OC, tak więc Twoje interesy są odpowiednio zabezpieczone,
- dysponujemy własnym sprzętem i środkami czystości oraz oferujemy możliwość wyboru ekologicznych zamienników,
- dajemy Ci gwarancję co do jakości naszych usług (okres próbny, bez przymusu podpisywania długoterminowych umów oraz bezpłatne poprawki w przypadku niedociągnięć/błędów po naszej stronie),
- otrzymujesz dedykowanego koordynatora zlecenia, jak również stały personel sprzątający,
- w przypadku choroby lub innej sytuacji losowej naszych pracowników, zapewniamy zastępstwo,
- do umowy dołączamy ustalony harmonogram prac, na podstawie którego możliwe jest egzekwowanie wszelkich obowiązków,
- nasz personel jest przeszkolony z zasad zachowania poufności.
Skontaktuj się z nami wypełniając formularz lub telefonicznie i poznaj szczegóły współpracy!
Podsumowanie
Umowa z firmą sprzątającą to kluczowy element, a nie tylko formalność. Warto zatem aby dokument zawierał zawierał zapisy, chroniące Twoje interesy, jak i interesy firmy sprzątającej. Wpływa to na przebieg całej współpracy i ogranicza ryzyko ewentualnych sporów. Warto zatem ustalić wcześniej m.in. czy firma posiada aktualne ubezpieczenie OC, w jaki sposób dba o jakość usług i zakres prac.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi
Wzór umowy na usługi sprzątania – co powinna zawierać umowa i jakie kluczowe elementy umowy musi mieć każda strona?
Wzór umowy na usługi sprzątania powinien uwzględniać przede wszystkim strony umowy, dane wykonawcy oraz klienta, a także precyzyjne określenie zakresu i zakres świadczonych usług. Kluczowe elementy umowy to m.in. określenie zakresu pomieszczeń biurowych, częstotliwości prac oraz tego, czy w ramach utrzymania czystości usługi będą świadczone również w obszarach wrażliwych. Precyzyjne określenie zakresu pozwala obu stronom uniknąć nieporozumień w trakcie wykonywania współpracy z firmą sprzątającą.
Sprzątanie biura – co zawierać umowa z firmą sprzątającą, aby uniknąć nieporozumień obu stron?
W przypadku sprzątania biura umowa powinna zawierać szczegółowy opis pomieszczeń, które obejmuje zakres świadczonych usług, wraz z uwzględnieniem takich czynności jak mycie okien czy pranie wykładzin. Warto zadbać o precyzyjne określenie zakresu, aby wykonawca wiedział dokładnie, w jakim obszarze utrzymania czystości ma działać. Dzięki temu współpraca z firmą sprzątającą przebiega bez zbędnych nieporozumień i sporów między stronami umowy.
Jakie dodatkowe zapisy w umowie powinna mieć każda strona i na co zwrócić szczególną uwagę przy jej podpisywaniu?
Dodatkowe zapisy w umowie powinny regulować kwestie związane z karami umownymi, odpowiedzialnością za ewentualne szkody oraz procedurą zgłaszania reklamacji. Warto zwrócić szczególną uwagę na zapisy dotyczące tego, jak wykonawca odpowiada za szkody powstałe w trakcie wykonywania usługi oraz jakie rozwiązania umowy przewidziano w przypadku niewywiązywania się z obowiązków. Takie zapisy pomagają obu stronom uniknąć nieporozumień i zapewniają wysokiej jakości usługi.
Czy ubezpieczenie wykonawcy jest obowiązkowe i jak chroni strony umowy?
Ubezpieczenie OC wykonawcy to jeden z najważniejszych elementów, jakie powinna zawierać umowa z firmą sprzątającą. Chroni ono strony umowy w przypadku ewentualnych szkód powstałych w trakcie wykonywania usług, np. uszkodzenia sprzętu biurowego lub infrastruktury. Dzięki temu współpraca z firmą sprzątającą jest bezpieczniejsza, a klient ma pewność, że ewentualne szkody zostaną pokryte z polisy, a nie z własnych środków.
Kiedy warto podpisać umowę i co powinno regulować zawarcie współpracy?
Zawarcie umowy powinno nastąpić dopiero po dokładnym ustaleniu zakresu świadczonych usług, w tym takich prac jak mycie okien czy pranie. Umowa musi jasno określać, w jakich pomieszczeniach usługi będą świadczone oraz na jakich warunkach odbywa się współpraca z firmą sprzątającą. Precyzyjne określenie zakresu już na etapie podpisania dokumentu pozwala uniknąć późniejszych sporów i dodatkowych opłat.
Jakie zapisy dotyczące wypowiedzenia i okres wypowiedzenia powinny znaleźć się w umowie obu stron?
W umowie należy zawrzeć jasne zapisy dotyczące wypowiedzenia oraz okres wypowiedzenia, który obowiązuje obie strony umowy. Powinny one regulować rozwiązania umowy w sposób umożliwiający bezpieczne zakończenie współpracy, bez ryzyka nagłego przerwania utrzymania czystości. Dzięki temu zarówno wykonawca, jak i klient mogą zaplanować dalsze działania bez niepotrzebnych napięć.
Czy usługi dodatkowe, takie jak mycie okien czy pranie, generują dodatkowe opłaty?
Usługi dodatkowe, w tym mycie okien czy pranie wykładzin, powinny być wyraźnie uwzględnione w umowie jako element zakresu świadczonych usług lub jako pozycje generujące dodatkowe opłaty. Precyzyjne określenie tych czynności pozwala stronom umowy uniknąć nieporozumień dotyczących kosztów i zakresu utrzymania czystości w obiekcie biurowym.
Dlaczego zapisy o poufności są tak ważne i na co zwrócić szczególną uwagę?
Zapisy o poufności są niezbędne, gdyż personel wykonawcy ma dostęp do pomieszczeń, w których mogą znajdować się dane poufne lub wrażliwe. Umowa powinna określać, że usługi będą świadczone z zachowaniem zasad bezpieczeństwa informacji, co minimalizuje ryzyko nadużyć w trakcie wykonywania sprzątania. Taki zapis chroni strony umowy i buduje zaufanie w długofalowej współpracy z firmą sprzątającą.
